< 返回 比特网

让你怦然心动的商务旅行是怎样的?

杂乱无章的房间和繁琐劳累的商务差旅听上去是两件毫不相关的事,直到日本收纳达人近藤麻理惠(Marie Kondo)的出现,让人们意识到它们之间的潜藏关联。通过正确的方法整理收纳,并舍弃不需要的物品,无论多么怕麻烦的人,都能让一个凌乱的房间变得让人砰然心动。同样,商务旅行也能以技术创新化繁为简,变得井然有序,轻松愉快。

传统的差旅方式迫使商旅人士在出发前进行许多繁杂的操作:多次手动检索航班和酒店信息,再分别进行预订,这个过程中还要反复输入个人信息和预订信息。终于将全部订单整合在一起,但打印的纸质订单并不能更改或实时提醒和更新。而这只是开始,更繁杂的事务接踵而来:出行前要递交内部审批申请;行程中要记得收集并保管纸质票据;行程结束后,还要整理零散的票据再进行报销申请。

现在,企业能借助创新科技优化差旅与费用管理,围绕以下三点开始实施,真正实现简化商务旅行。

用智能APP预订航班、酒店和用车。全程简化差旅预定、报销和发票管理的流程,旅行期间实时接收航班动态,当有更好座位时便能及时收到提醒。在一个平台上管理所有旅行计划,并实时掌控行程变化和优惠更新。  去繁从简的差旅管理。无论是商务差旅还是休闲旅行,系统能通过一个平台连接员工所有常旅账户和奖励计划,减少花费在机票预订的时间,完成流程同时遵守公司政策。并且,公司还能自动掌握员工的位置信息,以便在需要时提供帮助。     报销流程自动化。无需再费力保管和整理大量纸质票据,员工可以用手机拍摄收据并实时上传,在旅途中自动提交电子票据。财务团队也能查看所有渠道的预定信息,帮助其更高效管理费用并满足合规要求。   

这些全新功能对千禧一代的商旅人士特别有吸引力,根据联合国世界旅游组织(UNWTO)最新发布的《世界旅游晴雨表》数据显示,预计到2020年亚洲千禧一代出国旅行支出将增加1.6倍,金额可达到3,400亿美元。

创新解决方案的另一个好处是,员工在旅途中时,公司能自动掌握其行程信息,实现对员工人身安全的远程保障。企业通过应用程序追踪可能影响差旅的外界因素,比如天气、区域动态、系统故障或其他风险,一旦出现问题,便能及时联系到相关员工,在必要时提供专家支持。

目前像SAP Concur这样的应用程序已能做到自动创建、排列和分类报销申请中的各项费用,自动化提交酒店、餐厅和交通的电子票据,或将供应商的信息和收据直接传到公司的费用报销系统。除了实现无纸化以外,系统还能为公司差旅推荐绿色低碳的出行方式。例如,旅行者可以根据碳排放量选择更环保的路线,租用节能车辆,选择高速铁路这样的交通工具,以更好地支持节能减排。

除了打造理想的商旅体验,SAP Concur移动应用还能显著提高公司财务控制力和工作效率。财务团队能查看到员工在所有渠道的差旅和费用信息,通过可视化的数据清晰掌握全部支出,制定切实有效的合规制度并优化费用管理。另外,财务管理者可利用实时生成的财务报表,分析员工差旅需求,预判未来可能发生的的财务与业务挑战,准确且及时地把握机遇,预防潜在风险。

据统计,亚洲商务旅行的增长速度是世界其他地区的两倍,中国就是世界最大的商务旅行市场,随着商旅需求的不断上升,如何应用前沿技术让员工从繁琐的差旅行程和费用管理中解脱出来,是管理者应该重点考虑的议题。希望SAP Concur可以协助更多中国企业尽快实现智慧高效的差旅与费用管理,化繁为简,让员工尽情体验财智商旅之美。